Quando o plano muda, a capacidade fica - O case study do Monsantos Open Air na mudança de três eventos em menos de 24 horas

O Monsantos Open Air nasceu em 2021, em plena pandemia, com o objetivo de devolver alguma alegria, entretenimento e normalidade à cidade de Lisboa, numa altura particularmente desafiante para a vida das pessoas.

O projeto foi crescendo de forma sustentada e recebe atualmente mais de 60 concertos entre abril e outubro, reunindo artistas nacionais e internacionais, eventos corporativos e diferentes conceitos culturais e de entretenimento.

Localizado no Parque Florestal de Monsanto, conhecido como o “pulmão de Lisboa”, o projeto procura deixar um impacto positivo na cidade, valorizando a relação entre música, natureza, comunidade e experiências ao ar livre.

Esta localização privilegiada representa, simultaneamente, uma responsabilidade acrescida.

Durante o verão, o agravamento do risco de incêndio e a eventual declaração de um estado de alerta podem obrigar ao encerramento temporário do espaço. Quando isso acontece, a prioridade é inequívoca: cumprir todas as determinações das autoridades e garantir a segurança do público, dos artistas, das equipas e do próprio Parque Florestal de Monsanto.

A segurança nunca é negociável. Mas a capacidade de resposta pode, e deve, ser preparada.

Preparar antes de reagir

Conscientes desta realidade, preparámos o verão de 2026 com diferentes cenários de contingência.

O objetivo não era apenas proteger a atividade da empresa. Era também preservar os compromissos assumidos com trabalhadores, artistas, fornecedores, parceiros, promotores e clientes.

Num evento, o que o público vê representa apenas uma parte de uma operação muito mais extensa. Por detrás de cada concerto existem dezenas de profissionais, contratos, transportes, equipamentos, fornecedores, equipas técnicas, estruturas, bilhetes vendidos e compromissos assumidos.

Por isso, um cancelamento nunca afeta apenas o promotor. Afeta toda uma cadeia de valor.

A criação antecipada de alternativas, a identificação de possíveis espaços e a definição de circuitos internos de decisão permitiram-nos estar mais preparados para responder a uma situação de emergência.

O desafio

No início de julho de 2026, Portugal foi atingido por uma vaga de calor que provocou um agravamento significativo do risco de incêndio.

Na sequência da declaração oficial do estado de alerta, o Monsantos Open Air foi obrigado a suspender temporariamente a sua atividade.

Nesse fim de semana estavam programados três eventos: um evento corporativo na sexta-feira e dois concertos durante o sábado e o domingo, incluindo um espetáculo com Jorge Aragão, um dos nomes mais importantes da música brasileira.

O encerramento não resultou de qualquer falha operacional ou de planeamento da empresa. Resultou do cumprimento responsável de uma determinação de segurança aplicável a espaços localizados em zonas florestais.

Perante esta decisão, existiam duas possibilidades: cancelar os eventos ou encontrar uma solução. Escolhemos adaptar-nos.

Três eventos, menos de 24 horas

Assim que recebemos a comunicação oficial, ativámos imediatamente o plano de contingência. Em menos de 24 horas, foi necessário encontrar espaços alternativos, validar condições técnicas, adaptar produções, alterar plantas, reorganizar equipas, movimentar equipamentos, coordenar fornecedores, informar artistas e parceiros e comunicar todas as alterações ao público.

Com o apoio decisivo da Junta de Freguesia de Benfica, do Palácio Baldaya, do Vandelli e de todos os parceiros envolvidos, foi possível transferir os três eventos para novos locais.

Não se tratou apenas de transportar equipamentos de um ponto para outro. Cada espaço tem características próprias, acessos diferentes, limitações técnicas e novas necessidades de produção.

Foi necessário reconstruir cada evento, mantendo a identidade, a qualidade e as condições de segurança previstas inicialmente.

Durante este processo, a equipa demonstrou aquilo que internamente definimos como uma verdadeira capacidade camaleónica: a aptidão para compreender rapidamente um novo contexto, tomar decisões sob pressão e adaptar-se sem perder o foco no objetivo final.

Essa resposta exigiu maturidade emocional, disponibilidade, confiança entre departamentos e um elevado sentido de responsabilidade. Não havia espaço para procurar culpados ou alimentar o problema. Toda a energia tinha de ser direcionada para a solução.

Em situações de crise, a diferença não está apenas no plano. Está nas pessoas capazes de o executar.

Muito mais do que uma mudança de local

Ao transferirmos os três eventos, preservámos muito mais do que uma programação. Preservámos compromissos com artistas e clientes. Protegemos o trabalho das nossas equipas. Mantivemos fornecedores em atividade. Respeitámos os parceiros que confiaram no projeto. E, sobretudo, demonstrámos ao público que a confiança depositada no Monsantos Open Air é correspondida com responsabilidade e capacidade de resposta.

O resultado só foi possível porque existiu colaboração entre entidades públicas, parceiros privados, equipas técnicas, fornecedores, artistas e estruturas locais.

Este case-study mostrou-nos que a resiliência empresarial não se mede apenas pela capacidade de resistir a um problema. Mede-se pela capacidade de reorganizar recursos, mobilizar pessoas e continuar a cumprir a missão da empresa, mesmo quando as circunstâncias mudam completamente.

As principais aprendizagens

A primeira aprendizagem é que os planos de contingência não podem existir apenas no papel. Devem ser conhecidos pelas equipas, testados e acompanhados por relações institucionais e operacionais que permitam uma resposta rápida.

A segunda é que a comunicação tem de ser centralizada, transparente e permanente. Em momentos de elevada pressão, informar corretamente equipas, artistas, parceiros e público é tão importante como resolver os desafios técnicos.

A terceira é que a cultura da empresa determina a qualidade da resposta. Uma equipa habituada a colaborar, assumir responsabilidades e procurar soluções reage de forma muito diferente de uma estrutura dependente de decisões isoladas.

Por último, confirmámos que a confiança construída ao longo dos anos é um dos ativos mais importantes de qualquer organização. Foi essa confiança que permitiu mobilizar, em poucas horas, todas as pessoas e entidades necessárias.

A capacidade revela-se quando o plano deixa de existir

O estado de alerta obrigou-nos a fechar temporariamente o nosso espaço, mas não encerrou a nossa capacidade de produzir, decidir e cumprir.

Em menos de 24 horas, três eventos foram transferidos, três operações foram reconstruídas e dezenas de profissionais foram mobilizados em torno de um objetivo comum.

Não apresentamos este episódio apenas como uma história de sucesso. Apresentamo-lo como uma demonstração daquilo que deve ser uma empresa preparada para operar num contexto cada vez mais imprevisível: responsável na prevenção, rápida na decisão, flexível na execução e humana na liderança.

Não mudámos apenas três eventos de local. Preservámos relações, compromissos e confiança.

Porque, quando as circunstâncias mudam, a verdadeira capacidade de uma empresa está na forma como consegue mudar com elas.

Artigo escrito por Hugo Dinis Silva,. Partner da Culidea e lidera o desenvolvimento do Monsantos Open Air. Com um percurso ligado à produção de eventos, gestão de espaços e criação de experiências de entretenimento, trabalha na implementação de projetos que unem cultura, música e inovação.